يتيح هذا النظام للمؤلفين المشاركة في فهرسة المؤلفات المقدمة إلى المجلة. ينشئ النظام نفسه بعض عناصر الفهرسة أو البيانات الوصفية (مثل: عنوان المجلة، التأريخ، رابطها... إلخ.). البيانات الوصفية، أو ما يُعرف بالبيانات عن البيانات، ترقى إلى مجموعة من الفقرات التي تصف المستند أو البيانات في العدد الواحد من المجلة، وذلك عبر الاستعمال المقارن للفقرات المفهرسة التي تخدم نفس الغرض. تستعمل المجلة بروتوكول خاص بالبيانات الوصفية لفهرسة طلبات النشر، تم تطويره وإدامته من قبل مبادرة المحفوظات المفتوحة (OAI) والتي تعتمد بالمقابل على مبادرة البيانات الوصفية لـ Dublin Core. إن بروتوكول حاصود مبادرة البيانات الوصفية المفتوحة هو المعيار القياسي الصاعد بالنسبة للبحوث، والذي يُمكن محركات البحث المستندة إليه من إنشاء فهارس لعمليات البحث معتمدة على المصادر عبر العالم أجمع. مع ذلك، يتوفر محتوى المجلة أيضاً عبر محرك البحث Google ومحركات البحث الأخرى المتاحة على الإنترنت.
عناصر البيانات الوصفية. إن Dublin Core يتضمن 15 عنصر للبيانات الوصفية تُستعمل للتعريف والوصف الكامل للمستندات. تتضمن تلك العناصر فقرات فهرسة تقليدية للتعرف على المستندات، مثل: المؤلف، العنوان، الوصف (الملخص)، الموضوع، وعناصر أخرى لمزيد من التفاصيل والفهرسة الدقيقة مثل: النوع، التغطية، والراعي. لقد اختار رئيس تحرير المجلة ومدير تحريرها المناسب من تلك العناصر للبيانات الوصفية لعمل المجلة ووفرا أمثلة لكل منها - إعتماداً على نطاق عمل المجلة وتركيزها - لإرشاد المؤلفين.
عند إدخال الملخص، يمكن استعمال نصوص HTML محدودة لأرشفة تنسيقات أكثر تعقيداً.
فوائد الفهرسة. نحث المؤلفين على إكمال فهرسة مؤلفاتهم في الخطوة 2 من عملية التقديم، كما ستكون لهم فرصة معاينة وتعديل البيانات الوصفية لمؤلفاتهم خلال عملية التحرير. أيضاً، ستخضع البيانات الوصفية للتنقيح كجزء من مهمة التدقيق. إن البيانات الوصفية في المجلة سيتم "حصدها" من قبل عدد من محركات البحث المتخصصة بالأعمال البحثية، والتي تُنشئ في الواقع، فهارس البحث أو دليلاً له. العمل المفهرس جيداً سيكون العثور عليه سهلاً من قبل الباحثين عنه وبالتالي سيكون عرضة للاقتباس منه أكثر. طالما هناك حدود لعدد المكونات الداخلة في الفهرسة، على المؤلفين التفكير في كيفية وضع أعمالهم بالشكل الأمثل بفضل هذه الفهرسة المفصلة.